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Akteneinsicht in und außerhalb von Verwaltungsverfahren beantragen

Die Frage, inwieweit eine Privatperson Einsicht in die bei einer Behörde gefĂŒhrten Akten nehmen kann, stellt sich vor allem dann, wenn die Person in einemsie betreffenden Verwaltungsverfahren als Antragstellerin oder Antragsteller oder sonst Beteiligte oder BeteiligterklĂ€ren will, welchen Sachverhalt eine Behörde ihrer Entscheidung zugrunde gelegt hat oder welche rechtlichen Möglichkeiten ihm zur VerfĂŒgung stehen.

Soweit es um eine Einsicht in Akten geht, die zu einem laufenden Verfahren gefĂŒhrt werden, ist dieses Akteneinsichtsrecht allgemeinim Landesverwaltungsverfahrensgesetz geregelt.

Neben dieser allgemeinen Regelung gibt es aber noch eine Vielzahl von speziellen Regelungen. Sie regelndas Akteneinsichtsrecht fĂŒr einzelne Bereiche ganz oder teilweise spezifisch.

Auch außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens kann eine Privatperson Akteneinsicht beantragen.Dann entscheidet die aktenfĂŒhrende Behörde aber nach pflichtgemĂ€ĂŸem Ermessen, ob sieAkteneinsicht gewĂ€hrt. In diesem Fall hat eine Privatpersoneinen Anspruch auf ermessensfehlerfreie Entscheidung ĂŒber ein Einsichtsgesuch, wennsie ein berechtigtes Interesse auf Akteneinsicht geltend macht.

Im Folgenden wird schwerpunktmĂ€ĂŸig die Einsicht in Akten zu einem laufenden Verfahren dargestellt. Dieser Fall ist in der Verwaltungspraxis auch von besonderem Interesse.

Generelle Zuständigkeit:

die aktenfĂŒhrende Behörde

Voraussetzungen:

Das Akteneinsichtsrecht besteht fĂŒr die an einem Verwaltungsverfahren beteiligten Person. Dies sind vor allem:

  • die Antragstellerin oder der Antragsteller
  • die Antragsgegnerin oder der Antragsgegner
  • die Adressatin oder der Adressateines Verwaltungsaktes
  • Vertragspartnerin oder Vertragspartnereines öffentlich-rechtlichen Vertrags

Das Recht auf Akteneinsicht bezieht sich nur auf die das Verfahren betreffenden Akten und dabei auch nur, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen der oder des Beteiligten erforderlich ist.

Im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens umfasst das Akteneinsichtsrecht bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nicht EntwĂŒrfe zu Entscheidungen sowie die Arbeiten zu ihrer direkten Vorbereitung.

Die Behördemuss die Akteneinsicht nicht gestatten, wenn

  • die Akteneinsicht die ordnungsgemĂ€ĂŸe ErfĂŒllung der Aufgaben der Behörde beeintrĂ€chtigt,
  • das Bekanntwerden des Inhalts der Akten dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten wĂŒrde oder
  • VorgĂ€nge nach einem Gesetz oder ihrem Wesen nach, namentlich wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen, geheimgehalten werden mĂŒssen.

Eine Geheimhaltung wegen gesetzlicher Regelungen oder wegen berechtigter Interessen eineranderen Person ergibt sich vor allem aus dem Steuergeheimnis, dem Sozialgeheimnis, dem Datenschutz sowie daraus, dass Betriebs- und GeschĂ€ftsgeheimnisse zu schĂŒtzen sind. Auch unterliegt der Geheimhaltung dem Wesen nach die Privat- und IntimsphĂ€re von anderen privaten Personen. Hierzu zĂ€hlen in der Regel z.B. Angaben zu Einkommens- und VermögensverhĂ€ltnissen, familiĂ€ren VerhĂ€ltnissen oder Ă€rztlichen Gutachten.

Unterlagen:

Normalerweise muss die oder der an einem Verwaltungsverfahren Beteiligte keine weiteren Unterlagen vorlegen, wenn sie oder er Einsicht in die Akten zu einem laufenden Verfahren beantragt. Sie oder er ist der Behörde ja bekannt.

Im Einzelfall kann es aber erforderlich werden, dass die Person darlegt, inwieweit die beantragte Akteneinsicht erforderlich ist, um rechtliche Interessen geltend zu machen oder zu verteidigen.

Anders verhĂ€lt es sich in FĂ€llen, in denen die Person Einsicht in Akten außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens beantragt. Hier muss die Person, die Akteneinsicht beantragt, ihr berechtigtes Interesse der aktenfĂŒhrenden Behörde darlegen.

Ablauf:

Akteneinsicht kann in der Regel bei der aktenfĂŒhrenden Behördebeantragt werden.Die oder der Beteiligte muss sich also zu der jeweiligen Behörde begeben. Der Antrag ist formlos und fristlos möglich.

Die Behörde kann bestimmen, dass Akteneinsicht nur gewĂ€hrt wird, wenneineVertretung der Behörde Aufsicht fĂŒhrt. Ein Anspruch auf Akteneinsicht ohne Anwesenheit einer Aufsichtsperson besteht nicht.

Auch kann die Behörde im Einzelfall nach pflichtgemĂ€ĂŸem Ermessen eine Akteneinsicht an einem anderen Ort gestatten, z.B. wenn eine Beteiligte oder ein Beteiligterin grĂ¶ĂŸerer Entfernung zum Sitz der Akten fĂŒhrenden Behörde wohnt. Dannkann die Behörde die Akten auf Antrag der oder des Beteiligten an eine andere Behörde versenden und dort die Akteneinsicht erfolgen. Akteneinsicht kann sonst auch bei einer diplomatischen oder berufskonsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland erfolgen.

Wenn auf der Seite der an einem Verwaltungsverfahren der oder des Beteiligten eine RechtsanwĂ€ltin oder einRechtsanwalt hinsichtlich dieses Verfahrens eingeschaltet und bevollmĂ€chtigt ist, gilt auch in Bezug auf diese oder diesen, dass die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgt.Die Behörde kann aber nach pflichtgemĂ€ĂŸem Ermessen ausnahmsweise bestimmen, dass einer RechtsanwĂ€ltin oder einem Rechtsanwalt auch die Mitnahme der Akten in ihre oder seine Kanzlei gestattet wird oderdie Behörde die Akten dorthin sendet. Ein Anspruch auf Überlassung der Akten besteht aber nicht.

Insgesamt kann die Behörde ĂŒber die Art und Weise der Akteneinsicht nach pflichtgemĂ€ĂŸem Ermessen bestimmen. So kann die Behörde vor allem auch ĂŒber den Zeitpunkt der Akteneinsicht bestimmen.Sie muss die Akteneinsicht aber unter zumutbaren Bedingungen gewĂ€hren.

Die Akteneinsicht umfasst nicht nur SchriftstĂŒcke, sondern auch alle sonstigen Unterlagen wie z.B. PlĂ€ne, Fotografien, Karten oder andere DatentrĂ€ger, die ein konkretes Verfahren betreffen.

Akteneinsicht bedeutet nicht nur bloße Einsichtnahme. Vielmehr kann eine Akteneinsicht gerade bei umfangreichen Akten zu einem Verfahren hĂ€ufig nur dann sinnvoll erfolgen, wenn der oder dem Beteiligten Gelegenheit gegeben wird, von dem Akteninhalt Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen.

In Verfahren mit gleichförmigen Eingaben oder in Verfahren, bei denen mehr als 50 Personen im gleichen Interesse beteiligt sind, hat nur deren vertretende Personein Recht auf Akteneinsicht,wenn in diesen FÀllen eine Vertretung stattfindet.

Kosten:

Die aktenfĂŒhrende Behördeverlangt fĂŒr Abschriften oder Ablichtungen aus der AkteKostenerstattung.

Rechtsgrundlage:

Allgemeine Regelungen

Spezielle Regelungen (Auswahl)

Freigabevermerk:

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zustÀndigen Stellen. Das Innenministerium hat ihn am 30.11.2016 freigegeben.

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